Microsoft Excel è senza ombra di dubbio il software più famoso al mondo per la gestione dei fogli elettronici. Con Excel possiamo elaborare dati a 360°: organizzarli in tabelle, esporli in grafici, calcolarli con formule matriciali, formule 3D, formule nidificate e molto altro ancora.

Insomma, parafrasando un noto spot pubblicitario potremmo facilmente dire “che mondo sarebbe senza Excel!”.

Allora qual è il problema?

Beh, che esistono dei casi in cui l’utilizzo di Excel non è esattamente il più funzionale, semplicemente perché è stato progettato per scopi differenti! Provereste mai a svitare una vite con un coltello? Certo, magari dopo qualche tentativo e un po’ di fatica potrete anche riuscirci. Ma perché non utilizzare direttamente un cacciavite?

L’impiego dello strumento meno adatto rischia di produrre performance peggiori che si riverseranno inevitabilmente sul nostro lavoro.

Ecco dunque tre casi in cui l’utilizzo dei fogli di calcolo potrebbe non essere una scelta consigliabile.

1.Excel non è un Database

La fruibilità, la sicurezza e la conservazione dei dati nella Digital Trasformation sono fondamentali. Registrare, archiviare, analizzare e modificare dati giornalmente e con facilità diventa quindi una priorità per le aziende.

In Excel è possibile svolgere tutte queste attività gestendo i fogli elettronici come database.

Tuttavia il programma presenta alcuni limiti:

• Richiede molto tempo per la compilazione, gestione, backup dei dati;
• È complesso creare e mantenere relazioni tra molti dati presenti in diversi fogli di calcolo
• Con l’aumentare dei dati le performance del programma diminuiscono
• La gestione e la modifica condivisa potrebbero essere difficoltose
• Soggetto a errori umani

2. Excel non è un Editor

Riempire celle Excel con testi lunghi e articolati può essere davvero frustrante per chi dovrà leggere quel file.

Excel permette di scegliere font, size, colore, fare il controllo ortografico, inserire immagini e link, ma non è un editor di testo e non può essere usato come tale. Un editor di testo permette infatti un’organizzazione gerarchica del contenuto (Titolo, sottotitolo, paragrafo) e con excel questo non è possibile. Le citazioni, gli indici, le intestazioni a piè di pagina non possono essere inserite. La Stampa di un foglio Excel poi è un vero incubo.

3. Excel non è progettato per un lavoro collaborativo

Nei contesti lavorativi è comune lavorare in condivisione su file Excel. Per esempio reparti diversi possono registrare dati e attività che saranno successivamente utili ad altri reparti e su cui quest’ultimi aggiungeranno i propri dati.

Più persone che lavorano sullo stesso file presenta notevoli rischi: perdite di dati, confusione per differenti versioni dei file, difficoltà di salvataggio, impossibilità di modificare il file contemporaneamente, solo per citarne alcuni. Grazie alla versione online alcuni limiti sono stati superati, anche se per policy non tutte le aziende possono farne uso.

Conclusioni

Excel è un programma potente e esprime le migliori performance nell’analisi dati, calcoli, funzioni, tabelle e grafici. Utilizzarlo per scopi che vanno oltre la sua “mission” potrebbe comportare il rischio di ridurre l’efficienza e la performance dell’attività che si vuole svolgere.

Ogni attività come detto ha il suo strumento di supporto. Usare un workflow sviluppato appositamente per la gestione dei flussi di lavoro fra reparti, con archiviazione selettiva dati e delle informazioni, con la tracciabilità in totale sicurezza, con la possibilità di sintetizzare le informazioni in report intuitivi, e tanto altro ancora è senza dubbio la scelta migliore, soprattutto perché poi si integra facilmente con altri programmi come Excel creando una vera e propria mappa digitale dell’azienda.

PER APPROFONDIRE L’ARGOMENTO:

10 things you should never do in Excel

Can I use excel as a database on my website?

Top 10 Disadvantages of Spreadsheets

PRAGMA4U

Consente alle aziende di: avere una documentazione protetta, sempre aggiornata, organizzata e collegata ai processi di origine; di assegnare ed eseguire le attività di lavoro direttamente sulla piattaforma; di condividere facilmente informazioni tra reparti; tenere sotto controllo i processi con KPI ed estrarre report e dossier utili in caso di ispezione.

La piattaforma può contenere più processi (es. Audit, Change Control, Reclami, CAPA, ecc.), creando una vera e propria mappa digitale dell’azienda. Si integra inoltre ad altri sistemi come ERP semplificando la compilazione e aggiornamento dei dati.

PRAGMA4U nasce dalla pluriennale esperienza di S4BT nel mondo farmaceutico. Per questo il sistema è perfettamente CFR 21 – part 11 compliant e nasce con il preciso intento di conformarsi
agli elevati standard qualitativi della normativa, standard che interessano fortemente anche l’ambito dell’integrità dei dati.