Ogni azienda che opera nel settore farmaceutico è obbligata ad avere un sistema di qualità GMP (Good Manufacturing Practices) certificato dalle entità regolatorie del Paese in cui opera e commercializza i suoi prodotti (es. Ministero della salute, AIFA, FDA) per garantire che questi siano sicuri ed efficaci per la salute dei pazienti.
Il sistema di qualità è soggetto regolarmente a ispezioni e audit, che rivestono una grande importanza nel settore e richiedono alle aziende farmaceutiche e ai loro fornitori una adeguata attenzione e preparazione.
Nei prossimi paragrafi, facendo una panoramica sulle ispezioni e sugli audit, approfondiremo le differenti tipologie, alcune normative di riferimento e la figura del lead auditor.
Ispezioni o audit?
I termini “ispezione” e “audit” sono spesso utilizzati in modo intercambiabile in italiano; capita infatti di leggere sia “audit regolatori” che “ispezioni regolatorie”, sia “audit interni” che “auto-ispezioni”. Tuttavia, il significato dei due termini differisce in inglese per vari aspetti, quali per esempio l’ambito e lo scopo.
Le ispezioni (inspections) si concentrano generalmente su processi, prodotti o strutture specifici e possono essere condotte da autorità di regolamentazione o agenzie esterne. Gli audit coprono l’intero Sistema di Gestione della Qualità di un’organizzazione, inclusi processi, procedure, documentazione, formazione e KPI. Possono essere interni all’azienda o esterni (per esempio verso i fornitori, terzisti).
L’ispezione (inspection) solitamente verifica la conformità a normative o linee guida specifiche, concentrandosi sull’identificazione di problemi di non conformità e garantendo il rispetto dei requisiti minimi. Gli Audit valutano in modo completo il sistema di gestione della qualità (SGQ) di un’organizzazione rispetto a uno standard specifico o una serie di requisiti, con l’obiettivo di valutarne l’efficacia e identificare le aree di miglioramento.
In conclusione, le ispezioni (inspection) sono valutazioni focalizzate e mirate che hanno lo scopo di identificare le deviazioni da standard o requisiti specifici, mentre gli audit sono valutazioni complete che valutano l’efficacia, la conformità e l’efficienza complessiva di sistemi o processi. Per la lingua italiana come premesso i termini audit e ispezione sono invece intercambiabili.
Fonte: Inspection Vs Audit: A comparison of Compliance Assessments Processes
Differenti tipi di ispezioni regolatorie (audit regolatori)
Un’azienda può ricevere differenti tipi di ispezioni GMP da parte delle entità regolatorie. La FDA americana, ne indica tre:
- Ispezioni di sorveglianza (Surveillance Inspections): vengono condotte per monitorare il processo di produzione e la qualità dei prodotti regolamentati dalla FDA sul mercato. L’agenzia utilizza l’ispezione per valutare se un produttore rispetta le GMP.
- Ispezioni per causa (For-cause Inspections): vengono avviate quando l’agenzia ha motivo di credere che una struttura abbia problemi di qualità, per dare seguito ai reclami o per valutare le correzioni apportate per affrontare violazioni precedenti.
- Ispezioni basate sulle domande di approvazione (Application-based Inspections). Queste ispezioni fanno parte del processo di revisione della domanda per commercializzare un nuovo farmaco, dispositivo o agente biologico, allo scopo di determinare se: il nuovo prodotto è fabbricato in conformità con le normative FDA; garantire che la struttura sia in grado di produrre il prodotto in modo coerente e che i dati presentati siano accurati e completi.
Le ispezioni possono essere una revisione completa dell’insieme delle attività presso una struttura o possono essere dirette, a volte definite ispezioni limitate, su uno o più problemi particolari, ad esempio per garantire la conformità alle azioni di richiamo di prodotti o per dare seguito a un’azione correttiva nella struttura.
Fonte: Types of FDA Inspections
A queste si aggiunge la Pre-approval Inspections (PAI), che la FDA conduce per assicurare che un sito di produzione nominato in una domanda di farmaco possa produrre il prodotto e che i dati presentati nella domanda siano completi e accurati. Qualsiasi sito di produzione nominato per la prima volta in una NDA, ANDA, BLA o PMA è soggetto a una PAI. Queste ispezioni vengono effettuate in tutti i tipi di strutture elencate nelle domande, inclusi i produttori di API, i laboratori di test e i confezionatori, tra gli altri.
Fonte: Pre-Approval Inspection (PAI): An Expert Guide to Preparation
L’agenzia italiana del farmaco, AIFA indica 7 tipologie di ispezioni:
- Ispezioni di attivazione: quando è necessario attivare una nuova officina di produzione;
- Ispezione di riattivazione: quando è necessario riattivare, a seguito di sospensione, un’officina di produzione o una linea/reparto produttivo;
- Ispezioni di estensione: quando è necessario autorizzare un nuovo reparto produttivo, una nuova linea produttiva o una nuova forma farmaceutica oppure in caso di modifiche essenziali, rispetto all’autorizzazione già rilasciata, che richiedano necessariamente un sopralluogo;
- Ispezione prodotto-specifica: quando è necessario eseguire un’ispezione relativa alla produzione di un determinato medicinale (ad esempio, a seguito di valutazione del CTD e a richieste dell’Area Autorizzazioni Medicinali); in questa tipologia di ispezioni sono incluse le ispezioni ai siti di produzione di medicinali per terapie avanzate (terapia cellullare, genica e tessutali) e siti di produzione dei radiofarmaci;
- Ispezioni di follow-up: nel caso in cui sia necessario verificare che le azioni correttive messe in atto, a seguito di una precedente ispezione, siano state effettivamente e correttamente implementate;
- Ispezioni periodiche: ispezioni di revisione generale con cadenza mai superiore ai 3 anni;
- Ispezioni di controllo: ispezioni disposte per motivi di tutela della salute pubblica in tutti i casi in cui un evento possa comportare un rischio per il paziente. Ad esempio, rientrano in questa tipologia ispezioni a seguito di reclami, rapida allerta, sospetta contraffazione. Le ispezioni possono essere richieste anche da altri uffici AIFA o da EMA o dall’Autorità Giudiziaria;
Fonte: Ispezioni e autorizzazioni GMP medicinali
Audit interni e audit esterni
Oltre che le ispezioni provenienti da enti regolatori, un’azienda è soggetta e promotrice di numerose altre verifiche di conformità:
Audit interni (auto-ispezioni)
Prendendo come riferimento le indicazioni date dalla linea guida Eudralex GMP:
Ogni azienda che produce medicinali deve avere un piano di ispezioni interne che vengono regolarmente eseguite da personale interno o esterno in modo indipendente e dettagliato per monitorare l’attuazione e il rispetto dei principi GMP e delle procedure interne e proporre le necessarie misure correttive.
Le auto-ispezioni dovrebbero riguardare tutto il sistema, quindi: personale, locali, attrezzature, documentazione, produzione, controllo qualità, distribuzione dei medicinali, modalità di gestione dei reclami e dei recall. Gli audit interni dovrebbero essere registrati in report contenenti tutte le osservazioni e proposte di azioni correttive, anche queste registrate.
Gli audit interni consentono alle aziende di identificare aree di miglioramento, ridurre le deviazioni/eventi con impatto sulla qualità e prepararsi per audit esterni e ispezioni regolatorie.
Audit Esterni
Gli audit esterni sono condotti da entità esterne all’organizzazione, come clienti o organismi di certificazione. Si dividono in:
Audit di Seconda Parte (Supplier audit)
Qualificare, monitorare e gestire la qualità è estremamente importante quando si esternalizza ciò che potrebbe potenzialmente avere un impatto sul prodotto. Ciò include sia i tipici servizi esternalizzati come fornitori di componenti e produttori a contratto, sia i servizi di consulenza, più in generale.
Le aziende farmaceutiche secondo le linee guida sono tenute a qualificare e monitorare i propri fornitori, o qualora terziste a ricevere audit dai propri clienti, affinché rispettino gli standard contrattuali e di qualità richiesti. Questi audit aiutano i clienti a gestire i rischi associati alla supply chain.
Riferimento: FDA, Q10 Pharmaceutical Quality System
Audit di Terza Parte
Sono verifiche periodiche condotte da enti di certificazione indipendenti per verificare la conformità agli standard internazionali (ad esempio, ISO 9001, ISO 13485) o alle normative specifiche del settore (ad esempio, GMP, GLP, GCP). La frequenza dipende solitamente da cicli di certificazione. Per esempio, la certificazione ISO 9001 deve essere rinnovata ogni tre anni. A cadenza annuale dalla data di prima certificazione dovranno essere effettuate le “Verifiche di Sorveglianza”.
Il Lead auditor: figura chiave per ispezioni e audit
In questa ultima parte dell’articolo andiamo ad approfondire il ruolo chiave del Lead auditor.
Chi è e di cosa si occupa il Lead auditor nel settore farmaceutico?
Il lead auditor è una persona certificata o qualificata in base alle esperienze di Audit eseguiti, che può svolgere attività di audit esterno, per conto di enti di certificazione (audit di terza parte), presso i fornitori dell’azienda (audit di seconda parte) e condurre anche audit all’interno del contesto aziendale (auditor interni).
Il lead auditor è responsabile della conduzione e della gestione complessiva degli audit, dalla pianificazione e preparazione dell’audit, allo studio della documentazione, esecuzione dell’audit, identificazione delle osservazioni, redazione del rapporto di audit e follow-up; assicurando che vengano eseguiti in conformità con le normative e gli standard di qualità applicabili.
Il lead auditor è anche una figura di supporto per l’azienda nel caso di ispezioni regolatorie, sia nella fase preparatoria, affinché supporti nell’individuare gap e preparare quindi l’azienda alla visita degli ispettori, sia durante la visita per gestire la comunicazione e la relazione con gli ispettori, sia dopo la visita per il supporto a eventuali osservazioni e follow-up.
Come diventare Lead Auditor?
Per diventare Lead Auditor è necessario aver conseguito certificazioni sugli standard della qualità oggetto di ispezione (es. ISO 9001, ISO 19011, ISOIIEC 17021-1 e ISOIIEC 17021-3) e/o avere una robusta esperienza sul campo, prima come osservatore e poi lead, firmatario quindi della documentazione.
Nel settore farmaceutico è spesso una figura con background scientifico, proveniente dall’area Quality Assurance che si è formata e quindi ha maturato esperienza sul campo.
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